情報共有の失敗とは

自己啓発

情報共有の失敗とは

情報共有の失敗は、社員の働く意識に大きな悪影響を及ぼします。
今回はチェックする際の3つのポイントwpご紹介致します。

情報の共有

情報を共有する事は、何も仕事の内容だけではありません。当然ですが、円滑に仕事を進める為に行動を共有する事は必要にはなりますが、円滑な仕事を進めるだけでなく、すべてを共有する事で個人の精神的な安心感へも繋がります。
皆さんの職場で、隣の人が何をやっているのか分からない。誰が休みを取っているのかも知らないと言う事はないでしょうか。この様な状況は、一見、自分の仕事には関係が無い様に思いますが、目に見える問題は発生していないと感じても、実は働く方々の意識に大きな悪影響を与えています。
 
情報共有が失敗しているという状態は、会社や上司、チームへの信頼が低下しているということです。

自分達の情報共有は、正しくできているかをチェックして見ましょう。

1.特定の担当者しか分からない状況になっていませんか?

業務の進捗状況で、「○○のことは、△△にしか分かりません」ということはないでしょうか。責任の所在を明確にする事は大切ですが、特に中小企業では、業務を一人の担当者で抱えることが多いため、どうしても属人化しがちです。周囲から見れば頼りになる方でも、その担当者の方にとっては、誰にも相談できずに孤独を抱えて会社への帰属意識が低くなっている可能性もあります。日ごろから一人で情報を溜め込んでいないか、進捗状況も含め確認しましょう。

2.マイナスな情報でも、すぐに伝達されていますか。

マイナスの意見ほど大切な事はありません。クレーム、お叱りの言葉は、改善するだけでプラスに影響する最も大切なご意見です。お客様からのクレーム情報や作業の遅延情報など、「何で、もっと早く伝えてくれなかったのか」と思ったことはないでしょうか。この様なことが起きる原因は、普段のコミュニケーション不足に起因しています。適切なコミュニケーションが行われていれば、周囲への信頼関係が構築されているため、すぐに相談することができますが、コミュニケーションが疎かになっている場合は、叱責や追及されるのではないかと、疑心暗鬼になりがちです。良いことばかりの報告だけでなく、悪い情報が直ぐに伝わってくるかをチェックしてみてください。

3.部下から上司に一方的な報告になっていませんか?

部下から上司への報告は月1度の報告会だけや毎日の日報を提出していてもフィードバックは無し。ということはないでしょうか。一方通行で形式的な報告を行っている状態は、マネジメントとは呼びません。この様な状況では、表面的な金額の達成状況や対応件数などの定量的な情報しか共有されず、本来必要となる部下の考えや悩みなど定性的な情報に対する報告が妨げられる可能性があります。その結果、上下関係の信頼関係が構築されず、組織が崩壊する危険性もあります。報告に対して適切なフィードバックが行われているか、振り返ってみてください。

まとめ

今回の3つのチェックポイントについて、皆さんの会社ではいかがでしょうか?
情報共有が失敗している状態では、適切な人間関係やコミュニケーションが形成されていないため、社員のやる気も低下してしまいます。社員がやる気を持って、気持ちよく働くためにも、情報共有の大切さを改めて見直して見ましょう。

また、情報共有の方法について、アナログとデジタルで多くの選択肢がありますが、何処にいても共有できるツールをご紹介致します。ごちらも、無性で運用できますので、グループ内で試して見るのも良いかもしれませんね。

サイボウズ Office  

こちらは、グループシェアではNO.1を誇っております。アプリでも新着登録を活用する事で、リアルタイムで受け答えも出来る便利なツールも揃っております。

kintone(キントーン)
 こちらは、情報共有から一歩進み、グループ内でデータを作成する事も可能です。使いこなす事で独自の情報ツールが出来る優れものですね。

Chatwork(チャットワーク)
こちらは、チェットでの共有や情報交換に長けており、コミュニケーションには最適なツールです。

それぞれに特徴があります。無料での運用もできますので、部署内で合ったものを使ってみるだけでも変わりますよ。

タイトルとURLをコピーしました